Confidentialité et RGPD

Dernière mise à jour : novembre 2026

Cette page explique quelles données le service Ma Relation Clients traite, pourquoi, et comment exercer vos droits.

Qui est responsable de vos données ?

Si vous écrivez à une organisation depuis sa page de contact ou sur WhatsApp, cette organisation décide de l'usage de vos données : elle en est responsable de traitement. Son nom figure sur la page de contact. IT-Room agit alors comme sous-traitant, pour son compte.

Pour ce site et les comptes utilisateurs, le responsable de traitement est Information Technology Room (IT-Room), 5 allée Gabert, 59510 Hem. Contact : contact@itroom.fr.

Quelles données sont traitées ?

• Par le formulaire : nom, adresse e-mail, téléphone si vous le donnez, objet et contenu de votre demande.
• Par WhatsApp : numéro de téléphone, nom de profil WhatsApp, contenu de vos messages et statut de distribution des réponses.
• Messages vocaux : le vocal est transmis à un service de transcription, et seul le texte obtenu est conservé. Le fichier audio n'est pas gardé par le service.
• Photos et documents : leur réception est signalée, avec leur légende éventuelle. Le fichier n'est pas conservé par le service.
• Notes : l'organisation peut ajouter des notes internes à votre fiche.
• Comptes utilisateurs : adresse e-mail et mot de passe, conservé sous forme hachée.
• Données techniques : adresse IP et informations de connexion dans les journaux du serveur.
• Mesure d'audience : si vous l'acceptez, pages vues et informations de navigation, par Google Analytics.

Pourquoi et sur quelle base ?

• Répondre à votre demande et suivre l'échange : mesures précontractuelles ou intérêt légitime de l'organisation à traiter les demandes qu'elle reçoit.
• Fournir le service aux organisations : exécution du contrat.
• Assurer la sécurité et limiter les abus : intérêt légitime.
• Mesurer la fréquentation du service : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment. IT-Room en est responsable, y compris sur les pages de contact des organisations.

Vos données ne sont ni vendues, ni utilisées pour de la publicité.

Qui reçoit vos données ?

• L'organisation que vous contactez, et elle seule : chaque organisation n'accède qu'à ses propres échanges.
• IT-Room, pour l'exploitation et la maintenance du service.
• OVH SAS, hébergeur, à Roubaix en France. Les courriels peuvent aussi passer par sa messagerie.
• Meta Platforms (WhatsApp), pour l'acheminement des messages WhatsApp.
• OpenAI, pour la transcription des messages vocaux.
• Google (Analytics et Tag Manager), pour la mesure d'audience, si vous l'acceptez.

Vos données quittent-elles l'Union européenne ?

L'hébergement du service est en France. En revanche, Meta, OpenAI et Google peuvent traiter des données hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis, dans le cadre des garanties prévues par leurs conditions. Si vous ne souhaitez pas que votre voix soit transmise à OpenAI, écrivez votre message au lieu d'envoyer un vocal, ou utilisez le formulaire.

Combien de temps sont-elles conservées ?

Les échanges et les fiches sont conservés tant que l'organisation utilise le service et que ni elle, ni vous n'en demandez l'effacement. Le lien entre votre numéro et l'organisation contactée est conservé pour acheminer vos prochains messages.

Le lien privé de suivi

Toute personne qui détient votre lien de suivi peut lire la conversation et y répondre. Ne le partagez pas.

Cookies

Cookies nécessaires. Un cookie de session sécurise les formulaires et, pour les utilisateurs connectés, un cookie maintient la connexion pendant 7 jours. Ils ne demandent pas votre accord.

Mesure d'audience. Avec votre accord, Google Analytics dépose des cookies (commençant par _ga) pour mesurer la fréquentation des pages de présentation, des pages de contact des organisations et de l'espace connecté. Sans votre accord, ni Google Tag Manager ni Google Analytics ne sont chargés.

Cette mesure n'est jamais active sur les liens privés de suivi, ni sur les recherches de l'espace connecté. Google reçoit le nom de l'organisation concernée, mais ni le contenu de vos messages, ni le nom des clients. Il n'y a pas de cookie publicitaire, et les polices sont hébergées sur le service.

Votre choix est conservé 6 mois dans votre navigateur. Vous pouvez le modifier à tout moment avec le lien « Gérer les cookies » en bas de page.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Adressez votre demande à l'organisation que vous avez contactée, ou à contact@itroom.fr : nous la lui transmettrons si besoin.

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL : cnil.fr.